L'anàlisi i prioritats ABC
L’anàlisi ABC
Una anàlisi del valor de la utilització del temps mostra que el temps dedicat a la realització de les tasques molt importants (A), importants (B) i menys importants (C) no es correspon necessàriament amb el valor que aquestes tasques representen per al compliment d’una determinada funció (cap de personal, per exemple).
Sovint passam la major part del temps ocupats amb problemes secundaris (C) i ens en queda poc, generalment massa poc, per a les tasques d’importància vital (A). La clau per a una distribució exitosa del temps radica únicament a establir una clara prioritat de les activitats planificades, i classificar-les en A-B-C segons la seva importància:
Prioritats ABC:
- Les tasques A són les feines més importants d’un treballador. Únicament les pot dur a terme la persona en qüestió, tota sola o en col·laboració amb un equip responsable (no delegables), i són del màxim valor per al compliment de la funció encomanada.
- Les tasques B són, per norma general, tasques importants i també delegables.
- Les tasques C són les de menys valor per complir una funció, si bé són les que consumeixen la major part del temps que dedicam al nostre treball (feines rutinàries, paperassa, lectures, telèfon, actes, correspondència, altres feines administratives, etc.).
Naturalment, una anàlisi ABC no significa preocupar-se només de les tasques A i renunciar totalment o absolutament a les C, sinó més aviat ordenar-les totes en una relació equilibrada segons la seva importància, i establir les prioritats d’aquestes activitats.
La millor manera que funcioni bé en la pràctica l’anàlisi ABC és si nosaltres:
- Planificam només una o dues tasques A per dia (3 hores aprox.).
- Preveiem dues o tres tasques B més(1 hora aprox.).
- Reservam la resta del temps per a tasques C (45 minuts aprox.).
D’aquesta manera, dirigim d’una manera activa el curs de la nostra feina, ens concentram sempre en les coses essencials i evitarem conflictes i estrès innecessari. Molts managers prefereixen, si més no, fer les coses de debò (orientació envers l’activitat) que fer les veritables coses (orientació envers l’objectiu).
Si així aconseguim els nostres objectius del dia i malgrat les interferències i els imprevists encara disposam de temps, podrem decidir com i en qui volem emprar-lo.