2.6. El sistema de notificació electrònica a l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears

Com ja hem explicat a la unitat 1 mitjançant la signatura d'un Conveni de col·laboració, les Administracions Públiques que ho desitgin poden fer servir els medis dels quals disposa l'Administració de l'Estat. Així ho va decidir Balears, i l'any 2016 es va signar un Conveni entre el Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques i, en aquell temps, la Conselleria d'Innovació, Recerca i Turisme de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, per la prestació mútua de solucions bàsiques d'administració electrònica (Conveni PMSBAE), que especifica en la seva clàusula segona, primer punt, apartat c) que per a la notificació per mitjans electrònics, la CAIB i els organismes adherits al conveni podran accedir per la notificació per mitjans electrònics a l'Adreça Electrònica Habilitada (DEH) i al Catàleg de Procediments de Notificacions Electròniques (SIA).

Quina eina es fa servir a la Comunitat Autònoma per a realitzar les notificacions electròniques?

Com ja hem indicat, es tracta de Notific@, que és el sistema usat per l'Estat, i és un servei de gestió de notificacions que proporciona una plataforma per gestionar automàticament totes les notificacions i comunicacions que es generen en els organismes emissors, de manera que arribin a la seva destinació de la manera més eficient i econòmica possible.

Les notificacions electròniques han d'estar obligatòriament associades a un procediment administratiu donat d'alta en el Sistema d'Informació Administrativa (SIA1).

Permet que el lliurament d'aquestes notificacions/comunicacions pugui realitzar-se per diverses vies, en funció de les condicions establertes pel destinatari per a la seva relació amb l'Administració: mitjançant compareixença electrònica en carpeta ciutadana del Punt d'Accés General, en suport paper i/o compareixença en l'Adreça Electrònica Habilitada (DEH). Com hem explicat, ara per ara, això només és possible si hi ha conveni amb FNMT. A la CAIB no en tenim i per tant no podem consultar les nostres notificacions des de la DEH (https://notificaciones.060.es/ que és la de la FNMT ) però si ho podrem fer a la DEHU (que serà gratuïta)

Per tal que es pugui dur a terme una notificació electrònica mitjançant Notific@, és necessari haver identificat prèviament el codi d'identificació al SIA del procediment al qual correspon la notificació. Aquesta és la gran dificultat per implantar el sistema.

Els òrgans administratius també han d'estar identificat amb un codi (denominat DIR3). A més, els procediments han d'estar donats d'alta a l'Inventari de Procediments de la CAIB2 mitjançant el gestor de continguts administratius. ROLSAC.

Els òrgans administratius també han d'estar identificats amb un codi (denominat DIR3 i que es pot consultar a https://intranet.caib.es/dir3caib/unidad/list ) que permet la interoperabilitat dels sistemes electrònics. A més, els procediments han d'estar donats d'alta a l'Inventari de Procediments de la CAIB mitjançant el gestor de continguts administratius ROLSAC (el qual permet publicar-los a la seu electrònica i obtenir el codi SIA, codi que també serveix per interoperar múltiples sistemes, a més a més de les notificacions, com són els apoderaments, l'arxiu, seus electròniques, distribució de documents i assentaments registrals, etc)

Un cop superada aquesta tasca, ja es pot emprar el notific@. A l'administració autonòmica ja s'han donat d'alta al sistema als organismes i als usuaris responsables, per la qual cosa s'han fet jornades pràctiques de l'ús de l'aplicació i ja s'utilitza a la pràctica diària d'aquesta Administració.