1.3. Competències dels directius

Podríem dir que la Planificació respon a allò que es vol fer o a allò que s'ha de fer i l'Organització respon a com s'ha de fer. L'èxit d'una organització depèn en gran mesura de l'habilitat dels directius per utilitzar amb eficiència i eficàcia els recursos.

Tornant al diccionari de competències de la Generalitat de Catalunya el perfil de competències per al comandament a l'Administració segons els tres nivells en matèria de Planificació i Organització serien:

Nivell 3 / normal

Organitza i planifica les tasques concretes que han de desenvolupar les persones de l'equip.

Planificació

• Planifica el treball de l'equip i hi comparteix el sistema de planificació.
• Arriba fins al detall en les planificacions i el seguiment dels projectes. Fa un seguiment de prop dels assumptes més importants que porta l'equip.
• Planifica a curt termini per donar resposta als assumptes i detectar necessitats de recursos extres.
• Planifica de manera realista d'acord amb els recursos de què disposa en la secció.
• El seguiment que fa de la planificació li permet preveure dificultats i informar-ne per aplicar mesures que permetin complir els terminis.

Organització

• Organitza les funcions i tasques de l'equip. Distribueix les tasques entre l'equip.
• Estableix els criteris que determinen la priorització de les tasques.
• Estableix els procediments que ha de seguir l'equip.
• Analitza en tot moment les càrregues de treball de l'equip i detecta quan cal el suport de més persones.
• Treballa amb molt ordre i mètode.

Nivell 2 / alt

Planifica els projectes que es desenvolupen en el servei.

Planificació

• Realitza un pla de treball on preveu les fites que s'han d'assolir i els terminis concrets en què s'han d'assolir.
• Planifica el conjunt de projectes i activitats que ha de dur a terme el seu equip per assolir els objectius del servei.
• Fa un seguiment del pla de treball o del projecte i n'avalua els resultats.
• Detecta els biaixos respecte al pla inicial, tant pel que fa al temps com pel que fa als recursos emprats i els resultats.
• Defineix accions per corregir els biaixos detectats respecte al pla de treball inicial.
• Planifica de manera realista.
• En la planificació preveu la possibilitat de fer front a possibles imprevistos.
• Du a terme el control i el seguiment dels projectes amb més dificultats o amb més risc.
• Col·labora amb el/la subdirector/a en la planificació d'objectius i actuacions del servei.
• Fa una planificació operativa basant-se en els objectius, a partir dels quals sorgeixen els diferents projectes del servei.
• Té un mètode sistemàtic per fer el seguiment dels assumptes delegats.
• (-) No planifica, depèn de la planificació dels altres.

Organització

• Coneix els recursos (materials i humans) de què disposa el servei, perquè els ha identificat prèviament, i els organitza per tal d'optimitzar-los.
• Distribueix els projectes i les activitats entre els caps de secció, tenint en compte les càrregues de treball dels equips de les seccions, els terminis, les característiques i les possibilitats de cada cap de secció i els membres de la seva secció.
• Prioritza les activitats pròpies i les de l'equip d'acord amb criteris d'importància.
• Té en compte les conseqüències que es poden derivar a l'hora de prioritzar una tasca.
• Coordina la implantació d'un programa complex a nivell organitzatiu en un servei.

Nivell 1 / molt alt

Planifica les accions que han de permetre assolir els objectius establerts per l'òrgan de govern.

Planificació

• Adapta el pla de treball amb flexibilitat per donar resposta a situacions i/o esdeveniments imprevistos puntuals.
• Elabora un pla d'acció amb el pressupost associat per assolir les directrius establertes per la direcció del departament.
• En la planificació, preveu el calendari de les directrius polítiques i concreta els objectius temporals que han d'assolir la subdirecció i els seus serveis.
• En la planificació, preveu el mitjà i el llarg terminis.
• En la planificació, té presents les prioritats del departament, a partir de les quals organitza els recursos existents o en cerca de nous.
• Estableix clarament els criteris de priorització d'assumptes en la subdirecció per part de tot el seu equip.
• Gestiona racionalment el propi temps.
• Planifica el conjunt de projectes que durà a terme la subdirecció i els seus serveis per assolir les directrius polítiques del departament.
• Fa el seguiment de les accions desenvolupades pels diferents serveis mitjançant reunions amb els responsables i el seguiment d'indicadors.
• Fa el seguiment dels objectius amb la direcció.
• Fa una planificació anual de les línies de treball.
• (-) Dedica un percentatge important del seu temps a la gestió de qüestions urgents.
• (-) És una persona reactiva.

Organització

• Compta amb un procés que garanteix la comunicació periòdica amb els/les col·laboradors/ores.
• Coordina la implantació a nivell organitzatiu d'un o més programes complexos.
• Dedica més d'un 50% del seu temps a qüestions importants, no urgents.
• Distribueix les actuacions dels serveis de la subdirecció tenint en compte les fortaleses i àrees de millora de l'equip.
• Empra les TIC per treballar amb més eficàcia.
• Fomenta l'establiment de protocols d'actuació en la subdirecció.
• Gestiona bé el seu temps perquè és conscient d'on aporta valor i, per tant, delega les qüestions on no n'aporta.
• Organitza els nous serveis de la subdirecció: les funcions, les persones que les han de desenvolupar i els recursos de què es disposarà.
• Fa un seguiment periòdic de les actuacions que es desenvolupen en la subdirecció per mitjà dels caps de servei i del seguiment d'indicadors.
• Treballa amb metodologia.