Fases del procés de planificació estratègica

1. Cerca d'informació rellevant

Aquesta primera fase consisteix a identificar quina és la informació rellevant per a l'entitat pública, tant a nivell intern com a extern, així com altres informacions pròpies del seu àmbit d'actuació.

Vegem com cercar aquesta informació:

1) Informació interna: es tracta de cercar informació interna de l'organisme que es pugui considerar clau per a una anàlisi de situació eficaç a escala organitzativa. Per exemple, pot considerar-se informació interna clau: l'evolució dels expedients que es gestionen, l'evolució del pressupost, el nivell de queixes i de satisfacció de persones usuàries i empleades, entre altres aspectes. La font d'informació interna sol ser la documentació, les bases de dades i els registres generats per la mateixa entitat. De vegades pot ser necessari aplicar alguna enquesta, per exemple per conèixer-ne quin és el nivell de satisfacció del personal.

2) Informació externa: en paral·lel a la recerca d'informació interna, pot buscar-se la d'origen extern, normativa relacionada amb l'activitat, informació de l'evolució de persones usuàries del servei públic, en nombre o perfil, informació de l'activitat d'altres entitats equivalents d'altres regions o països, dades globals d'evolució de la població i tota aquella informació que haurem de buscar en bases de dades, internet o fonts externes a l'entitat. Cada entitat ha de considerar la necessitat de mantenir una dinàmica o hàbit d'estudi del seu entorn, mantenint informació al dia, per exemple sobre l'evolució dels serveis prestats o la nova legislació aplicable.

3) Altres informacions: es pot considerar també, un altre tipus d'informació que pot resultar interessant per a l'organització, que pugui incloure en el desenvolupament del pla estratègic, com per exemple els resultats de l'aplicació de models o eines de diagnòstic de gestió o de l'anàlisi comparativa amb altres organitzacions similars a la nostra (benchmarking).

L'últim pas d'aquesta primera fase consisteix a analitzar la informació rellevant, interna i externa, i arribar a conclusions que podrien ser reflectides en un informe-diagnòstic de situació de l'empresa o entitat. Aquest informe ha de constituir la base per passar a la següent fase del desenvolupament del pla estratègic.

2. Anàlisi d'escenaris i de l'estratègia

Una vegada analitzada la informació clau i rellevant, l'equip directiu de l'organització pot plantejar els possibles escenaris de futur, situacions que poden donar-se per canvis en les necessitats de les persones usuàries del servei públic, de la tecnologia en ús, de la normativa o, fins i tot, de proveïdors. Igualment, pot identificar-se quins són els punts forts i les àrees de millora en funció de la situació actual. Amb aquesta visió global de l'evolució dels resultats que s'han obtingut, l'equip directiu és en disposició de plantejar la possible estratègia a seguir, el camí a recórrer, la direcció cap a la qual dirigir l'organització.

Per dur a terme el procés de definició de l'estratègia, existeixen diverses eines que poden ser de gran utilitat, com s'ha comentat; a continuació es descriu la més utilitzada, l'anàlisi DAFO.

L'anàlisi DAFO (sigla de Debilitats, Amenaces, Fortaleses i Oportunitats) és una eina que permet identificar les possibles línies estratègiques d'una organització, a partir de l'anàlisi de la situació interna i externa del moment.

L'anàlisi consisteix en:

• quines són les Debilitats internes de l'organització.
• quines són les Fortaleses internes de l'organització.
• quines són les Amenaces externes de l'organització.
• quines són les Oportunitats externes de l'organització.

Per dur a terme la DAFO en equip, aquesta s'ha d'aplicar emprant, per exemple, la tècnica del brainstorming o tempesta d'idees, que és una eina de treball en equip que facilita l'aportació d'idees sobre un tema determinat. S'aplica amb la coordinació d'una persona monitora, que va dirigint el torn de paraula entre les persones participants, seguint un ordre. La clau de l'ús d'aquesta eina és el procés d'associació d'idees que es produeix mentre es van fent comentaris. Una vegada s'han fet prou aportacions, aquestes són agrupades per afinitat, amb el consens de les persones participants.