Procés d'aplicació del diagrama DAFO
L'equip de direcció, una vegada estudiada la situació de l'organització, tant a nivell intern com a nivell extern, inicia l'aplicació de l'anàlisi DAFO, utilitzant principalment la tècnica de brainstorming o tempesta d'idees, en cada un dels quatre temes d'anàlisi.
Vegem a continuació l'explicació ampliada del procés d'aplicació de l'anàlisi DAFO:
1) Identificació de les debilitats internes: qui exerceixi la funció de guia de l'equip proposa una tempesta d'idees sobre les DEBILITATS INTERNES de l'organització. Les debilitats internes són aquelles àrees, processos, activitats, funcions que es considera que estan fallant o no es consideren prou en l'entitat pública. Són els problemes que es produeixen per errors en la gestió interna. Per exemple, algunes debilitats internes podrien ser la falta de personal, la falta d'un sistema de gestió integral, un sistema informàtic obsolet i/o desintegrat, una comunicació interna ineficaç o inexistent o fins i tot la falta d'estratègia definida.
2) Identificació de les fortaleses internes: identificades les debilitats internes, es du a terme una tempesta d'idees en aquest cas sobre les quals es consideren FORTALESES INTERNES de l'organització. Les fortaleses internes són les àrees, les activitats, els processos, les accions o les funcions considerades reeixides o reconegudes per ser una bona pràctica. Algunes fortaleses internes d'una entitat pública podrien ser l'alt nivell de capacitat i experiència del personal, el bon ambient, el lideratge exemplar i el bon nivell de formació, entre d'altres. Generalment les fortaleses fan referència al personal i als recursos de l'organització.
3) Identificació de les amenaces externes: analitzada la situació interna de l'organització, a través de les debilitats i les fortaleses, s'ha de dur a terme la tempesta d'idees sobre les AMENACES EXTERNES de l'organització. Les amenaces externes són els fets externs que s'esdevenen o que tenen altes possibilitats que s'esdevenguin, i que poden afectar negativament els serveis o els processos de l'organització. Podrien considerar-se amenaces externes la crisi econòmica i l'augment del cost del petroli, per exemple.
4) Identificació de les oportunitats externes: la següent tempesta d'idees és la que s'ha de dur a terme sobre les OPORTUNITATS EXTERNES de l'organització. Les oportunitats externes són els fets externs que s'esdevenen o que tenen altes possibilitats que s'esdevenguin, i que poden afectar positivament els serveis i els processos de l'organització o bé poden suposar una oportunitat nova per oferir nous serveis públics de valor. En qualsevol cas, les oportunitats externes poden generar un valor més gran afegit a la ciutadania. Per exemple, poden ser oportunitats externes la globalització (pot ser tant amenaça com oportunitat) o les tecnologies en evolució, entre d'altres.