Procés de selecció de projectes
Aplicada l'eina DAFO a la situació real de l'organització, ve el torn de la identificació dels possibles projectes considerats estratègics.
A partir de les debilitats internes poden sorgir idees de projectes interns, com per exemple implantar un sistema de gestió de qualitat, implantar un nou programari de gestió, desenvolupar un pla de formació o implantar un sistema de comunicació interna.
A partir de les oportunitats externes poden sorgir idees de projectes externs, com desenvolupar un nou servei, desenvolupar un projecte de col·laboració en xarxa amb altres organismes públics (projectes a escala regional, nacional o fins i tot internacional), fer canvis en l'àmbit de normativa legal aplicable en l'entorn de l'organització, o similars.
Identificats els possibles projectes estratègics, alineats amb debilitats i oportunitats, és necessari decidir quins són els prioritaris. Per a això es planteja utilitzar l'eina de selecció de projectes per criteris ponderats que es mostra a continuació.
La utilització ha de seguir l'ordre següent:
- Identificar els projectes interns (a partir de les debilitats internes) .
- Identificar els projectes externs (a partir de les oportunitats externes) .
- Decidir quins són els criteris de selecció (entre 2 i 5) .
- Decidir quin és el nivell d'importància (ponderació) de cada criteri de selecció elegit (per exemple el criteri A es multiplica per 3 , el criteri B es multiplica per 2 i el C es deixa igual) .
- Es valora en equip, en consens, d'1 a 5 cada projecte segons cada criteri.
- Obtinguda l'avaluació d'un criteri, cal multiplicar per la seva ponderació i anotar a la taula el resultat, per al final sumar tota la fila del projecte amb què s'obté un valor total .
- Es comparen els resultats de les valoracions de cada projecte, i se selecciona el del valor més alt.
Entre els projectes externs més valorats, s'ha de seleccionar el que es trobi més adequat.
Pot passar, per motius polítics o tècnics (especialment en l'àmbit públic), que es proposi un projecte d'oportunitat, o sigui, una proposta interna o externa que no ha seguit el procés comentat però que un cop feta l'anàlisi per criteris s'estimi prioritari i es doni la possibilitat de ser considerat, i per tant planificat i executat.
Els criteris de selecció poden ser (només són una proposta, es poden canviar a voluntat de l'organització):
- Criteri A: projecte amb impacte positiu en la ciutadania.
- Criteri B: projecte econòmicament realitzable (l'entitat disposa dels recursos econòmics i la liquiditat suficient per desenvolupar el projecte) .
- Criteri C: projecte tècnicament realitzable (l'entitat disposa del coneixement i dels recursos humans i tècnics suficients) .
- Criteri D: projecte exemplar per a tota l'organització i els col·laboradors externs (interessant per l'efecte positiu intern i extern que pot produir) .
- Criteri E: projecte innovador (diferent i únic).
Altres criteris propis de l'entitat o de la seva situació actual, per exemple el nivell d'impacte en els mateixos objectius de l'entitat o el nivell de coneixement a adquirir.
Triats els criteris de selecció, s'ha d'assignar a cada un un factor de ponderació. No tots els criteris tenen el mateix pes; per tant, cal establir la ponderació de cada un. Aquest factor de ponderació s'ha de multiplicar pel valor de cada projecte. Finalment, s'han de sumar a la columna de la dreta les valoracions i seleccionar els més votats com a crítics (prioritaris).
Decidits els criteris i les seves ponderacions, s'ha de valorar en consens cada criteri per a cada objectiu, entre 1 (mínima valoració) i 5 (màxima valoració) i l'esmentat valor s'ha de multiplicar després per la seva corresponent ponderació.