Els interessats en els procediments tenen dret a no aportar documents que ja estiguin en poder de l’Administració actuant o que hagi elaborat qualsevol altra Administració. L’Administració actuant pot consultar o obtenir aquests documents tret que l’interessat s’hi oposi. No escau l’oposició quan l’aportació del document s’exigeixi en el marc de l’exercici de potestats sancionadores o d’inspecció.
Les administracions públiques han d’obtenir els documents electrònicament a través de les seves xarxes corporatives o mitjançant una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a l’efecte.
Així mateix, les administracions públiques no han de requerir als interessats dades o documents que no exigeixi la normativa reguladora aplicable o que hagi aportat abans l’interessat a qualsevol Administració. A aquests efectes, l’interessat ha d’indicar en quin moment i davant quin òrgan administratiu va presentar els documents esmentats, i les administracions públiques els han d’obtenir electrònicament a través de les seves xarxes corporatives o d’una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a l’efecte, tret que consti en el procediment l’oposició expressa de l’interessat o que la llei especial aplicable requereixi el seu consentiment exprés. Excepcionalment, si les administracions públiques no poden obtenir els documents esmentats, poden sol·licitar novament a l’interessat que els aporti.
Les administracions no han d’exigir als interessats la presentació de documents originals. Quan, amb caràcter excepcional, l’administració sol·liciti a l’interessat la presentació d’un document original i aquest estigui en format paper, l’interessat ha d’obtindre una copia autèntica amb caràcter previ a la presentació electrònica.
Excepcionalment, quan la rellevància del document en el procediment ho exigeixi o existeixen dubtes derivats de la qualitat de la còpia, les administracions poden sol·licitar de manera motivada la confrontació de les còpies aportades per l’interessat, per la qual cosa poden requerir l’exhibició del document original.
Les còpies que aportin els interessats al procediment administratiu tindran eficàcia, exclusivament en l’àmbit de l’activitat de les administracions públiques. Els interessats es responsabilitzaran de la veracitat dels documents que presentin.
Perquè els ciutadans puguin exercir aquest dret, les administracions públiques han de treballar molt des del punt de vista tecnològic, perquè aquesta informació, documentació o dades puguin ser facilitades i consultades fàcilment, ja sigui per una mateixa o altra administració, i des del punt de vista funcional, perquè els serveis tramitadors dels procediments incorporin en la seva normativa i praxis diària la intermediació de dades.