ACTA DE CONSTITUCIÓ DEL PROJECTE

L'activitat principal, i completament imprescindible d'aquesta etapa és generar l'acta de constitució del projecte (o project charter).

L'acta de constitució del projecte és el document que autoritza formalment un projecte i documenta inicialment els requisits i la resta dels punts principals del projecte en què és necessari generar un consens i que aquest quedi aprovat pels patrocinadors del projecte.

El projecte s'inicia formalment amb la firma de l'acta de constitució del projecte i la designació del director del projecte. Aquest és preferible que participi en l'elaboració de la project charter, i és imprescindible que estigui nomenat quan s'aprova el document.

El contingut i el nivell de profunditat de l'acta de constitució del projecte depèn, lògicament, de cada projecte. En la project charter se solen documentar els elements següents:

1. Identificació:

• Nom i identificació del projecte, d'acord amb les normes de l'organització.

2. Descripció:

• Descripció molt breu del projecte, entre 50 i 100 paraules.

3. Justificació:

• Quin propòsit té el projecte? Quines són les raons per les quals es vol llançar el projecte?

4. Objectiu:

• Cal definir quin és exactament l'objectiu del projecte. L'objectiu del projecte ha de ser discutit i consensuat amb els patrocinadors i amb els interessats en el projecte, per assegurar-se que tots el comparteixen.
• Quan es defineix l'objectiu (o objectius) del projecte, cal intentar que siguin mesurable, assequible i amb una durada determinada (augmentar la implantació d'un procediment 30% durant 2018).

5. Abast:

• Es defineix què s'inclou i, si en alguns aspectes pot ser que no estigui clar, què no s'inclou en el projecte. Quins productes acabats es lliuraran com a fruit dels treballs del projecte?
• Se solen enumerar els requisits d'alt nivell.

6. Recursos:

• Si es pot saber a l'inici del projecte, quant s'espera que costi el projecte de manera aproximada?
• De manera aproximada, quins recursos (persones i materials) es preveuen necessitar per al projecte? S'hi necessiten alguns perfils específics?

7. Temps:

• Quant s'espera que duri el projecte (suposant que se'ns proveeix dels recursos necessaris i considerant que és una primera aproximació)?
• Quin és el termini màxim per executar-lo? Si hi ha un termini, en quina mesura aquest afecta els recursos necessaris per complir a temps?

8. Limitacions:

• Hi haurà una cosa que afecti la manera en què el projecte s'executarà, al quan o al què es lliurarà?
• Destaquen algunes especificacions tècniques que hagi de complir el projecte que siguin especials o limitants?

9. Interessats:

• Quines persones de dins i de fora de la nostra organització estan interessades o afectades pel projecte? En l'apartat «Gestió d'interessats» es detalla la identificació d'interessats.

10. Organització del projecte:

• Quines persones de dins de la nostra organització s'encarreguen de gestionar el projecte? En l'apartat d'«Equip i organització del projecte» s'aprofundeix en aquest punt.

11. Riscs inicials:

• Quins riscs s'identifiquen abans de començar el projecte? En l'apartat de «Gestió de riscs» es detalla la identificació de riscs.

12. Requisits d'aprovació del projecte:

• Què constitueix l'èxit del projecte?
• Qui decideix que el projecte ha estat un èxit i n'aprova el tancament?

13. Nomenament dels responsables:

• Es nomenen els principals responsables del projecte: com a mínim, el director del projecte i el patrocinador (sponsor).
• Es defineix el nivell d'autoritat dels responsables del projecte.