DIVISIÓ DEL PROJECTE EN ETAPES

Tots els projectes tenen un inici i un final definits, i, depenent del tipus i mida de projecte, es duen a terme una sèrie d'activitats intermèdies per aconseguir uns lliurables específics d'acord amb la naturalesa del projecte.
En molts projectes, la tercera etapa d'execució dels treballs pot tenir diferents lliuraments; per exemple, en una primera fase s'elabora una part dels lliurables, i en una segona fase es lliuren la resta. Segons la mida i la complexitat del projecte es planificaran una o diverses fases d'execució:

En el gràfic s'ha representat que l'etapa d'inici comença abans que el mateix projecte comenci oficialment, ja que en aquestes tasques inicials s'inclou la definició inicial del projecte i la recopilació de la informació necessària per poder seleccionar i aprovar el projecte.
Alguns dels avantatges de dividir els projectes en fases amb diferents lliuraments són:

• Permet als participants en el projecte concentrar-se en una part d'aquest sense perdre la perspectiva global.
• Permet dividir la planificació detallada de cada etapa i dur-la a terme abans de l'inici de l'etapa, de manera que es planifica amb la informació actualitzada i no partint dels supòsits inicials.
• Accelera la creació de lliurables parcials de forma primerenca, la qual cosa facilita la retroalimentació (feedback) amb el client final i el control de terminis i costs.
• Permet als gestors del projecte i els interessats un control més gran del projecte, així com l'eventual aprovació de cada etapa.
• Facilita el canvi de rumb del projecte si és necessari, per exemple, adaptant-se a un mercat canviant.

El nombre de fases d'un projecte és variable, i depèn de la seva naturalesa. A continuació, s'exposen els principals factors de decisió que intervenen en la determinació del nombre de fases:

• Agrupació del treball en blocs cohesionats.
• Fixar una despesa màxima per etapa, o acabar una etapa per tenir un punt de decisió abans d'afrontar una inversió important.
• Fixar un temps màxim per etapa; per exemple, que cap etapa no pugui durar més de tres mesos.
• Fixar punts de decisió basats en esdeveniments de negoci importants; per exemple, l'inici de l'any financer o els pressuposts.

La durada de les fases no té per què ser sempre la mateixa; han de complir aquests dos criteris:

• Els blocs de treball han de ser consistents i agrupar treballs que portin a un grup de lliurables coherent.
• Han d'incloure la quantitat de treball que el patrocinador o l'equip de direcció del projecte pugui autoritzar d'una vegada, d'acord amb el grau de risc o el pressupost.

Sobretot, en projectes de desenvolupament de programari, aquests blocs de treball se subdivideixen en cicles de treball més curts (o sprints), que permeten una gestió àgil del treball i solen fer lliuraments de producte constants des d'etapes molt primerenques, en terminis predefinits (usualment, de dues o tres setmanes).