1.1.1 Com rebre documentació

A) Registrada d'entrada (distribució)

Quan arriba documentació mitjançant el registre, ja sigui presencialment a una oficina o mitjançant integració amb el sistema integrat de registres (SIR), el resultat serà que la documentació arribarà a la CAIB, electrònicament, a DISTRIBUCIÓ.

DISTRIBUCIÓ és un aplicació corporativa que proporciona a les diferents unitats orgàniques de la CAIB una sèrie de bústies en les quals es rep documentació que des de l'eina de registre corporatiu (REGWEB) s'ha enregistrat d'entrada, ja sigui fruit d'un tràmit telemàtic o fruit d'un assentament registral presencial des d'una oficina de registre. Aquestes bústies estan gestionades per personal de la CAIB, que s'encarrega de tramitar la documentació que arriba, d'acord a la normativa de cada procediment.

Si el departament destinatari de la documentació disposa d'una aplicació corporativa per tramitar els seus expedients, un gestor d'expedients, aquesta es pot integrar amb DISTRIBUCIÓ, de manera que no és necessari consultar la bústia de la unitat orgànica, sinó que la documentació s'incorpora automàticament a l'expedient que correspongui.

Aquí podeu trobar el manual de l'eina:

https://intranet.caib.es/sites/administracioelectronica/ca/rebre/archivopub.do?ctrl=MCRST9485ZI256380&id=256380

B) Notificada a la CAIB

Quan la CAIB consti com a interessada en un procediment, pot rebre notificacions electròniques. Aquestes poden ser recepcionades per empleats públics amb permisos mitjançant l’accés a la carpeta ciutadana o seu electrònica del Punt d’Accés General de l’Estat o de l’organisme emissor (AEAT, Ministeri de Justícia, etc).

Aquestes notificacions són processades de diferents maneres:

• Si l’emissor és un jutjat, les processen des de l’Advocacia de la Comunitat Autònoma.

• Si l’emissor és l’Agència Tributària, les processen des de la Conselleria d’Hisenda i Relacions Exteriors.

• La resta de casos es processen des del Departament d’Administració Electrònica de la manera següent:

  • Si no s’inclou codi DIR3, el Departament d’Administració Electrònica les remet a la unitat orgànica destinatària per correu electrònic la qual haurà de fer l’assentament registral corresponent.

  • Si la notificació inclou un codi DIR3 de destí, es remet automàticament a la bústia de distribució que correspongui (encara no implementat).

Així mateix, cal dir que algunes administracions públiques que no es troben encara integrades dins el sistema d'interconnexió de registres (SIR) empren l’enviament de notificacions de forma errònia per tal de fer-nos arribar documentació per mitjans electrònics, quan realment són simples comunicacions (no necessiten justificant de recepció) i que haurien d’anar per SIR. En qualsevol cas, aquesta via d’enviament de documentació és irregular, i en vies d’extinció, conforme les administracions estiguin integrades dins SIR, però mentrestant, la CAIB les segueix recepcionant (no podem distingir si són notificacions o meres comunicacions fins que no les hem obert) i processant com s’ha indicat anteriorment.