Dins la CAIB existeixen diferents formes de signar un document digitalment.
A) Assistent de signatura electrònica (IBKEY)
Una forma de signar un document és mitjançant l' assistent de signatura electrònica, que es troba instal·lat a tots els ordinadors de la CAIB. El procés s'inicia clicant sobre el document, i seguint les passes:
En aquest cas, el resultat és un document signat amb un codi afegit (CSV: Codi segur de verificació) que permet comprovar la validesa de la signatura:
Això té diferents implicacions:
-
Es pot imprimir el document i es manté la validesa, ja que el codi de barres permet comprovar que la signatura és correcta.
-
El document està custodiat a la CAIB. Això vol dir que no és necessari adjuntar el document complet quan es vulgui emprar, és suficient amb referenciar el seu codi CSV.
-
La validesa de la signatura va més enllà de la del certificat signant. El mateix sistema de custòdia s'encarrega de resegellar el document segons sigui necessari.
L'assistent de signatura electrònica també permet realitzar fluxos de signatura més complexos, com ara que un usuari sol·liciti la signatura per part d'un càrrec superior, o que un document l'hagin de signar diferents persones.
B) Portafirmes corporatiu (PORTAFIB)
L’aplicació IBKey, explicada a l’apartat anterior, no deixa de ser un gestor d’enviament de documents al portafirmes corporatiu. Una altra opció d’enviar al portafirmes documentació és mitjançant la integració dels gestors d’expedients (RIPEA, HELIUM, etc.) amb el portafirmes i poder-ho enviar directament des d’allà sense passar per l’IBKey.
De la mateixa manera que RIPEA o HELIUM accedeixen directament al portafirmes corporatiu, el mateix és aplicable a qualsevol aplicació corporativa feta a mida, que té la possibilitat d'integrar-se amb PORTAFIB i, per tant, realitzar signatures electròniques.
C) AUTOFIRMA
Tots els ordinadors tenen instal·lada l'aplicació Autofirma. Aquesta aplicació de l'Administració de l'Estat permet signar digitalment un document PDF mitjançant un certificat digital. Per signar amb Autofirma, basta clicar damunt el document PDF amb el botó dret del ratolí, seleccionar " Firmar con Autofirma" i seguir les passes:
Tot i que és una forma senzilla de signar documents, s’han de tenir presents algunes limitacions d’aquest mètode de signatura:
-
La signatura és purament digital i està incrustada dins el fitxer (generalment PDF). Si, per exemple, s’imprimeix el document perd tota validesa.
-
Pel mateix motiu, no existeix custòdia ni resegellat del document: la signatura només té validesa mentre el certificat digital que s’ha emprat per signar sigui vàlid. En el moment en què aquest caduqui o sigui revocat, la signatura del document deixa de ser vàlida.
Per tant, aquest mètode només s’hauria d’emprar quan la tramitació sigui 100% digital, quan no hi hagi necessitat d’una vigència a llarg termini de la signatura i la documentació no s’hagi de comunicar a la ciutadania (ja que no en podria comprovar la validesa pel fet de no estar custodiat i no poder-li aplicar o assignar un Codi Segur de Verificació ―CSV― com veurem en els apartats següents).