Una vegada REGWEB3 accepta un registre arribat de manera electrònica, genera el justificant de registre i l'emmagatzema a l'Arxiu Electrònic del Govern (GDIB). A continuació, per donar sortida a l'anotació de registre, l'enviarà junt amb la informació dels interessats i els annexos a l'aplicació de DISTRIBUCIÓ perquè aquesta arribi a l'òrgan gestor.
DISTRIBUCIÓ és un sistema de bústies. Aquestes bústies presenten una estructura jeràrquica, estan associades a una unitat orgànica i estan identificades amb el codi DIR3 d'aquella unitat. D'aquesta manera, el contingut que entra per registre arriba a la bústia de la unitat orgànica a la qual va dirigit l'assentament registral. A cada bústia hi ha personal que s'encarrega de gestionar la informació que arriba.
En el cas que la informació de l'anotació de registre estigui ben classificada, aquesta es podrà redirigir automàticament cap a unes bústies especials que permeten enviar directament aquesta informació al seu gestor (en el cas que es gestioni de manera manual) o directament a una aplicació de gestió electrònica d'expedients (en el cas que es gestioni de manera electrònica).
En el cas que la informació és gestioni des d'un gestor d'expedients electrònics, el Govern disposa de dues eines de gestió d'expedients electrònics:
-
RIPEA: és una eina que permet crear expedients electrònics adaptats a la normativa ENI, la qual cosa permet la interoperabilitat d'expedients. Un expedient a RIPEA és una agrupació de carpetes i documents junt amb metadades que proporcionen informació que permet contextualitzar l'expedient i els documents que conté. El gestor d'expedients RIPEA no proporciona cap lògica de tramitació, són el tramitador o tramitadors de l'expedient els que han de decidir quins documents s'han d'incorporar, qui els ha de firmar, gestionar la temporització de les accions a fer damunt l'expedient, etc.
-
HELIUM: és una plataforma corporativa per a la gestió electrònica d'expedients administratius que facilita la seva implantació i ofereix als usuaris finals una vista homogènia entre els diferents expedients. Els expedients amb HELIUM segueixen un flux de tramitació que es defineix durant la fase d'anàlisi de la implantació de l'expedient a HELIUM i, per tant, requereixen d'un desenvolupament informàtic per posar en marxa un expedient.
També existeix la possibilitat de desenvolupar una eina de gestió d'expedients a mida, que haurà d'estar orientada a gestionar expedients electrònics adaptats a la normativa ENI i, per tant, s'haurà d'integrar amb l'Arxiu Electrònic per guardar els expedients. També disposarà de tota una sèrie d'eines que poden ser utilitzades durant la gestió de l'expedient:
-
PINBAL: és la Plataforma d'Interoperabilitat de les Illes Balears. Permet consultar informació que està en poder d'altres administracions (consulta de dades d'identitat, estar al corrent de pagaments amb la AEAT, informació cadastral, etc). Disposa d'una consola web per fer les consultes i també d'una interfície de servei web perquè les aplicacions puguin fer les consultes de manera automatitzada.
-
PORTAFIB: és el component de firma del Govern. D'una banda ofereix una API simple perquè les aplicacions puguin firmar documents des de la pròpia aplicació tant en firma web com en firma amb servidor, de manera que tota la lògica de la firma està aïllada de l'aplicació, la qual cosa facilita molt les tasques de desenvolupament. D'altra banda és l'eina de "portafirmes", que s'utilitza quan el firmant del document és una persona aliena a l'aplicació i proporciona a l'usuari una bústia a la qual li van arribant els documents que ha de signar. Una vegada l'usuari signa els documents, el PORTAFIB avisa a l'aplicació i aquesta els recupera. PORTAFIB no emmagatzema documents a l'Arxiu Electrònic, això és una tasca que correspon a l'aplicació de gestió d'expedients.
-
DIGITALIB: és una aplicació que permet realitzar còpies autèntiques de documents. També ofereix a les aplicacions de gestió d'expedients un component amb el qual es poden integrar per realitzar còpies autèntiques des del propi gestor d'expedients.
Finalment tenim GDIB, que és l'Arxiu Electrònic del Govern que permet emmagatzemar per mitjans electrònics tots els documents utilitzats en les actuacions administratives. Aquests arxius electrònics, destinats a cobrir el conjunt del cicle de vida dels documents electrònics venen a ser complementaris i equivalents als arxius convencionals.
L'Arxiu Electrònic emmagatzema els documents electrònics de cada expedient, fet que permet la seva recuperació i consulta. També garanteix la seguretat (integritat, disponibilitat i confidencialitat), la custòdia i la conservació a llarg termini. Ofereix tota una capa de serveis a les aplicacions per poder interactuar amb ell. Per facilitar la tasca als desenvolupadors s'ha creat un Plugin d'Arxiu que facilita tota la tasca d'integració d'una aplicació amb l'Arxiu Electrònic.