c. Alguns mètodes de gestió de les tasques

Explorar i descobrir diferents mètodes per a la gestió de tasques ens serà d’ajuda a l’hora de proposar i acordar amb la persona supervisora el mètode que pensem que és el més convenient per facilitar-nos una bona planificació, organització i supervisió del teletreball.

A continuació, us expliquem alguns mètodes de gestió de tasques que us poden ser útils. Us animem a provar-los en el cas que no en tingueu cap que ja us sigui útil i productiu.

La llista de tasques és un mètode simple d’organitzar les activitats que consisteix en un llistat de feines per fer i la data de venciment o termini en què s'han de fer.

A continuació podeu trobar un exemple de com seria organitzar les activitats fent servir aquest mètode.

Seguidament ampliarem alguns mètodes que són els més habituals o estesos en la gestió de les activitats, algun dels quals trobareu en l’apartat següent, per veure de quina manera els podeu fer servir.

Getting Things Done® és un mètode, creat per David Allen, basat en la idea d’enregistrar totes les tasques que s’han de fer per poder concentrar-nos en l’execució d'aquestes, en lloc d’estar pendents de tot allò que encara s’ha d’acomplir.

Consisteix en un llistat de tasques que es gestionen a partir d’una safata d’entrada, i des d’aquesta es determina on s’ha de classificar cada una de les accions, per posteriorment decidir quines s’han de portar a terme.

✔Recopilar: En aquesta fase es recull tot allò que ens ocupa i que no es troba on ha de ser, per posar-ho en un únic lloc, que anomenarem safata d’entrada (poden haver-hi coses físiques, papers i documents, elements que calgui arreglar, idees, pensaments de coses que es vulgui fer, etc.). El que hi ha a la safata d’entrada són elements que ens ocupen però que per resoldre’ls necessitem convertir en accions concretes, de manera que es puguin gestionar en la fase següent.

✔Processar: Es tracta cadascun dels elements que hem recollit, i per fer-ho ens hem de preguntar: cal fer alguna cosa amb això?

Si la resposta és no, llavors hi ha tres opcions:

• Eliminar
• Arxivar
• “Fer més tard potser”.

Si la resposta és sí, llavors cal transformar allò que s’ha recopilat en accions concretes que es puguin fer:

✔Organitzar: En aquesta fase s’ordena cada una de les accions definides abans en diverses llistes: properes accions, projectes, en espera, algun dia/potser, calendari, etc. Així obtindrem una visió clara de les accions que volem fer, que estaran perfectament ordenades i disposades per a la fase següent.

✔Fer: En aquesta fase revisarem si tenim quelcom planificat al calendari i, si és que no, aleshores comprovarem la llista de properes accions, tenint present el context en el qual ens trobem, avaluarem les diverses activitats, seleccionarem la més important i la farem.

✔Revisar: Finalment examinarem com estem gestionant les tasques que fem. Es recomana fer una revisió diària de les llistes i del calendari i una de setmanal que permeti actualitzar i mantenir en funcionament el sistema de gestió de tasques, per comprovar que allò que fem està en sintonia amb els objectius que volem assolir.

Seguidament trobareu uns vídeos en els quals s’il·lustra aquest mètode, de manera que sigui més fàcil d'entendre'n el procés i el funcionament:

El mètode Kanban és una forma de gestió de la productivitat amb elements visuals o targetes que organitza les tasques en funció d’un determinat flux de treball amb diferents estats.

Kanban és una paraula japonesa que significa alguna cosa semblant a 'targetes visuals' (kan vol dir 'visual', i ban, 'targeta'; literalment també vol dir 'tanca publicitària'). Aquesta tècnica es va crear a Toyota, i s'utilitza per controlar l'avanç de la feina en el context d'una línia de producció. Els diferents estats d’aquest flux es representen, per tant, de manera visual per una columna en un tauler, i el canvi d’estat d’una tasca, pel moviment d'aquesta, representada per una targeta, d’una columna a una altra.

Per iniciar la implantació d’aquesta metodologia a la vostra feina es recomana tenir en compte els següents elements bàsics:

• Definir el flux de treball: cal que es concreti quines són les diverses tasques o fases que s’han de realitzar en un projecte o activitat. Un flux de treball simple seria: pendents, en procés i finalitzades, i el pas d’un estat a l’altre.
• Visualitzar el flux de treball: cal que totes les tasques que formen part de la vostra feina puguin ser visibles en un tauler (físic o digital) amb diferents notes de colors, per poder identificar amb facilitat en què s’està treballant.
• Limitar l’activitat en procés: l’activitat que està en procés ha d’estar limitada i només es poden incloure noves tasques quan s’han finalitzat les anteriors. Així ens enfoquem en una planificació més realista, adreçada a executar i acabar les activitats, es deixa d’iniciar noves tasques i s'acaben les que hi ha en marxa. La idea bàsica és “deixar d’iniciar i començar a acabar”.
• Gestionar el flux de treball: la idea és crear un flux de treball continu i sense interrupcions que faciliti el moviment i l'execució de les tasques. Aquesta gestió ajuda a coordinar les tasques entre diferents persones, ja que és fàcil saber en què s’està treballant i quines són les activitats següents que es faran.
• Mesurar i millorar: aquest mètode ens permet monitoritzar la nostra activitat amb facilitat, obtenint el nombre de tasques entregades i el temps utilitzat, i facilita que s'hi pugui introduir modificacions en funció de les dades que obtenim sobre la nostra activitat.

Si penseu que aquest mètode pot ser útil per gestionar les vostres tasques, us proposem el procediment següent, que us pot ajudar a implantar-lo en la vostra feina:

☛ Definiu el flux de treball.

• Podeu començar per columnes simples (pendents, en procés i finalitzades) per incloure les tasques per executar els projectes que teniu en marxa o bé les activitats que feu.
• Pot ser que us apareguin moltes tasques i per això caldrà que prioritzeu quines són importants per disposar-les en el tauler Kanban.
• A mesura que hagueu prioritzat les tasques, les hagueu disposat al tauler i que hagueu començat a fer-les i acabar-les, hi podreu anar introduint noves tasques.