En aquest bloc centrarem l'atenció en el seguiment de les tasques i la realització de l’activitat, seguint els estàndards de qualitat que s’acordin i la comunicació amb les altres persones treballadores i supervisores per facilitar un bon ús del temps i la feina cooperativa i col·laborativa.
Els horaris ens permeten que el nostre dia a dia tingui una estructura per poder-nos moure procurant equilibrar els diferents àmbits de la nostra vida. Cada persona té un ritme natural diferent que influeix en la seva capacitat de focalització i producció. Conèixer els moments de més productivitat personal i quan estem menys concentrats, i saber quines són les diferents tasques i el nivell de focalització que requereix cadascuna, facilita la planificació del dia a dia amb autonomia i eficiència.
Com a persones treballadores sabem quines són les responsabilitats del lloc de treball i actuem amb autonomia en la realització de les tasques que ens són encomanades. En funció de l’àmbit de la llibertat d’acció de cada persona, es podrà decidir la millor manera d’organitzar la feina i com fer el seguiment de les activitats que es fan per millorar la productivitat personal, i enfocar-se en una manera de treballar més flexible i motivada.
Portar a terme un seguiment de les activitats que es fan també aporta alguns dels avantatges que es concreten a continuació:
-
Facilita el seguiment del progrés personal en la realització de les tasques.
-
Permet saber si les accions que es fan són les adequades per acabar la tasca.
-
Dona informació sobre el temps que dediquem a cadascuna de les activitats que es fan.
-
Ajuda a millorar la capacitat de fer estimacions sobre el temps que ens cal per acabar una tasca, una activitat o un projecte.
-
Millora la planificació, i fa que cada vegada sigui més precisa i actualitzada.
-
Facilita el reconeixement de les activitats que són “lladres de temps”.
-
Ajuda a enfocar-nos, cada cop més, en la realització de les activitats més adients per donar compliment a les tasques i als objectius.
-
Permet entrar en una espiral de millora en la gestió del temps i la productivitat personal.
El punt de partida per fer un bon seguiment de les activitats és conèixer amb detall quines són les responsabilitats del nostre lloc de treball i el temps que invertim a fer-les, així com la prioritat i el temps de compliment acordat amb la persona supervisora. De vegades, quan hem de fer una tasca per primera vegada, ens costa concretar quant de temps ens requerirà, i ens pot servir demanar ajuda a altres persones que ja ho hagin fet abans o bé fer una estimació en funció del coneixement que tenim de tasques semblants.
El coneixement de les activitats que fem i el temps que dediquem a totes i cadascuna de les tasques que portem a terme, ens ajuda a conèixer com invertim el temps. Tota la informació que recollim ajuda a identificar què ens pot distreure i quines tasques tarden més a fer-se del que és habitual. Aquesta informació permet millorar la productivitat personal, enfocant-nos en la realització de les tasques necessàries i invertint el temps oportú que ens permet fer el que hem de fer per assolir els objectius que hem acordat.
Millorar la productivitat personal no només requereix conèixer en quines activitats s’inverteix el temps sinó també conèixer-nos a nosaltres: què ens motiva a l’acció (què ens impulsa a fer una activitat concreta), en quina mesura tenim la capacitat de portar a terme allò amb el qual ens comprometem (responsabilitat i autoregulació), en quin grau ens coneixem a nosaltres (consciència de si mateix i coneixement de la nostra personalitat amb els punts forts i les oportunitats de millora). En la mesura que hi hagi sincronia entre el que ens motiva, allò de què ens responsabilitzem a fer i allò que fem en el temps necessari, hi haurà satisfacció pel compliment de les tasques a les quals ens hem compromès.
Conèixer la nostra productivitat personal i comprometre’ns amb la millora facilita que entrenem la nostra concentració a l’hora de fer tasques, i permet que dediquem moments de menys concentració per fer les activitats que no necessiten aquest enfocament. Introduir un temps concret de concentració sense distraccions en el dia a dia facilita l’espai i l’entrenament necessaris que ajuden a avançar en la realització de tasques crítiques.
Comprometre’ns amb la millora personal requereix honestedat a l’hora de determinar i analitzar com invertim el temps realment, per garantir una gestió òptima del temps.