En l’apartat anterior exposàvem les característiques de la comunicació escrita i oral que seran útils a l’hora de decidir quin és el mitjà de comunicació més eficaç en funció del que volem comunicar.
Actualment disposem d’una gran varietat d’opcions de comunicació: correu electrònic, missatgeria instantània, fòrums, eines de col·laboració, telèfon o reunions presencials. Cada persona té les pròpies preferències a l’hora de comunicar-se a la feina. Mentre que hi ha persones que s’estimen més la comunicació presencial oral, n’hi ha d’altres que prefereixen comunicar-se per escrit. Sigui com sigui, per tal de facilitar els entorns col·laboratius, tenir presents les preferències de les altres persones i la conveniència de les comunicacions ajudarà a aconseguir una major entesa i un ús respectuós del temps de tothom.
A continuació exposarem, breument, alguns dels mitjans de comunicació i per a quines comunicacions són més recomanables:
-
Correu electrònic: tot i que és una manera adequada de gestionar les comunicacions escrites, cal tenir present que també pot entorpir la productivitat quan hi ha un excés de correus electrònics. Aquesta forma de comunicació és adient quan es vol fer arribar informació complicada o bé volem que hi hagi constància escrita del que diem per poder-ho consultar amb posterioritat.
-
Missatgeria instantània: pot ser una eina altament pràctica per comunicar-se ràpidament amb una persona col·laboradora, company o companya. En general, la missatgeria instantània és adequada per fer una pregunta ràpida o per intercanviar informacions curtes quan es treballa col·laborativament.
-
Eines de col·laboració: Les eines de col·laboració permeten editar i comentar documents compartits. Aquest mitjà és útil a l’hora de fer comentaris en els documents de treball compartits i facilita la construcció de materials conjunts.
-
Telèfon: trucar a algú és la manera més directa i personal de connectar-s’hi. Aquest mitjà és útil quan hi ha algun assumpte que es vol comentar amb detall i també per cultivar la relació amb algú que no sempre ens trobem en persona. En aquest cas és convenient assegurar-se que la trucada no és una interrupció de l’activitat de la persona i que és un bon moment per atendre-la.
-
Reunions presencials: és un bon mitjà quan es vol posar informació en comú amb diverses persones, per comentar, comunicar o discutir aspectes concrets. En aquest sentit serà desitjable que es gestioni la reunió de manera eficient, i tenir clars els objectius que es volen assolir i compartir amb les persones que hi estan convocades per assegurar un bon ús del temps compartit.
-
Videotrucades i videoreunions: permeten comunicar-nos, sense presencialitat física, i així veure la persona o les persones. Aquest mitjà permet comunicar-se de manera simultània amb diverses persones, i obtenir els detalls que ens facilita el llenguatge no verbal, sense haver-nos de desplaçar per coincidir totes les persones en un mateix espai físic.
Decidir quin d’aquests mitjans de comunicació farem servir vol dir triar amb encert la millor manera de comunicar-nos, per tal que el nostre missatge arribi a la persona o les persones que volem de la manera més clara possible.
La graella següent us pot ajudar a l’hora de decidir quin mitjà triar:
L'informe “L’economia social: desbloquejar valor i productivitat a través de les tecnologies socials”, del McKinsey Global Institute, afirma que un treballador mitjà dedica el 28% de la seva jornada laboral a gestionar el correu electrònic