La planificació ajuda a saber, en línies generals, com invertir el temps, i així no hem de fer l’esforç continu de decidir què fer a cada moment. Pensar què és el que hem de fer per assolir els objectius predeterminats i llavors disposar-ho en la línia temporal, parcel·lant en mesos, setmanes i dies, facilita l’execució eficient de les tasques. Una planificació adequada permet saber que hem formulat un pla d’acció factible i que els objectius acordats amb la persona que ens supervisa són assolibles.
Alhora, desglossar tasques complexes en diverses parts més petites fa que l’activitat sigui més assolible i, per tant, la podrem portar a terme amb més garanties d’èxit.
- La planificació també ajuda a estar preparats per resoldre les dificultats que puguin sorgir, ja que una part del procés de planificació està creant una panoràmica de contingència per a problemes inesperats.
- El seguiment del compliment de les tasques permet ajustar la planificació inicial a la realitat i així determinar en quina mesura avancem segons el que s'ha previst o bé si cal introduir-hi modificacions o fer-hi canvis.
- La planificació mensual ens permet concretar els objectius definits i acordats per desglossar-los en accions més concretes i així disposar d’una visió global, i facilita l’observació dels avenços en els projectes o les activitats planificades.
- Des d’aquesta visió mensual és recomanable concretar les accions setmanalment en un ordre lògic i assignar un temps previst per acabar cada acció.
- Per concretar encara més les accions i disposar-les en el temps, caldrà definir les tasques que es volen fer diàriament, que hauran d’estar en sintonia amb les que es volen assolir setmanalment, i s’hauran de distribuir en els dies que correspongui segons la prioritat.
- Concretar i distribuir les tasques mensualment, setmanalment i diàriament facilita el seguiment i la monitorització dels nostres avenços, com també introduir-hi modificacions quan calgui.