Organitzar l’espai de treball ens ajuda a enfocar-nos i a evitar distraccions, així com a delimitar la zona de la feina i donar-li l’espai i el temps convenients. Quan ens disposem a teletreballar, la delimitació d’aquest espai és encara més important. Ja sigui perquè treballarem des de casa un temps concret o bé perquè ho farem en un altre espai, és important tenir clar quin serà el lloc on fer-ho.
Disposar de l’espai de treball ajuda a generar rutines, evitar distraccions i tenir a l’abast totes les eines i els recursos que ens calen per treballar, i permetre que ens enfoquem en les tasques que volem fer. Així mateix, delimitar l’espai de teletreball facilitarà que les persones amb qui compartim aquest espai coneguin la nostra disponibilitat, per evitar distraccions o contribuir que siguin mínimes. Finalment, conèixer a priori l’espai que farem servir per teletreballar minimitza les decisions que hem de prendre en el dia a dia, permet centrar-nos en allò important i automatitzar els assumptes que no ho siguin tant.
Una altra qüestió important, a l’hora de concretar l’espai i el temps de treball, és la disponibilitat.
La persona teletreballadora ha d'estar disponible per a la persona que faci de supervisora i per a la resta del personal, dins la franja fixa de l'horari, sens perjudici que també se'n puguin determinar d'altres d'addicionals fora d'aquesta franja.
Les franges de disponibilitat per al contacte amb l’oficina es pactaran amb la persona supervisora.
A l’hora de definir i concretar aquestes franges horàries, serà bo tenir en compte, també, la nostra productivitat personal, les tasques que hem de fer i el temps que hi dediquem per poder trobar una planificació adequada a la manera personal de gestionar el temps que alhora tingui en compte les nostres responsabilitats i obligacions, l’entorn de treball i la col·laboració amb les altres persones.
Per trobar l’espai i el temps de disponibilitat és important instaurar una rutina per als dies en els quals teletreballem, de la mateixa manera que ho fem quan ens desplacem a l’espai de treball comú. Aquestes rutines ens predisposen a iniciar la feina i faciliten que ens puguem enfocar en les tasques que volem fer.
Tan important és saber com organitzem el nostre espai i temps de treball com ho és que les persones amb les quals col·laborem o compartim espai de cotreball coneguin quina és la nostra disponibilitat. Comunicar assertivament a les altres persones que estem ocupats, que en aquest moment no les podem atendre i que atendrem al que ens demanen en un moment posterior, facilita que disposem del temps d’enfocament per dur a terme les tasques que hem planificat i que les altres persones coneguin les nostres rutines, i evitar pèrdues de temps.