Ja hem vist en què consisteix la gestió del temps. Les definicions d’aquest concepte solen girar al voltant de com ens organitzem nosaltres i la nostra activitat a llarg del dia, per tal d’aconseguir fer allò que volem fer o, si més no, tant d’allò que volem fer com sigui possible, malgrat les circumstàncies que es donin al llarg del dia.
Té sentit que es parli de com gestionar les activitats, atès que el temps, en si, no el gestionem, el temps simplement passa igual per a totes les persones. No obstant aquesta evidència, solem tenir una percepció diferent d’aquest pas del temps segons les circumstàncies que es donin, com ara si el que fem ens agrada, el nostre estat d’ànim general, el moment del dia en què fem l’activitat, etc.
Tot això referma que la percepció del temps és relativa, i que convé tenir en compte alguns principis sobre com funciona aquesta percepció, com a prevenció a l’hora de planificar la nostra activitat:
-
Llei de Carlson o principi de les seqüències homogènies: aquest principi sosté que si desenvolupem una tasca de manera continuada necessitarem menys temps que si la fem de manera interrompuda.
-
Llei de Parkinson: segons aquest investigador, qualsevol tasca s'estendrà fins a ocupar el total del temps disponible, és a dir, com més temps assignem a priori a un treball, més temps li dedicarem.
-
Llei de Pareto: segons aquest paradigma, el 20% del nostre treball produeix el 80% dels resultats, fet que posa en evidència la importància d’enfocar els nostres esforços en les tasques amb un impacte més gran en la nostra feina.
-
Llei de Laborit: les persones tendim a fer una feina que ens agrada abans que una altra que ens resulta més feixuga; una de més senzilla abans que una de més complexa; la que coneixem abans que la que és nova per a nosaltres; la que és ràpida de fer abans que la que pren més temps, i els assumptes urgents abans que els importants. Per no deixar-nos portar per aquest principi, és important saber prioritzar tasques (amb alguna de les tècniques que veurem més endavant).
-
Llei de Swoboda: cada persona està sotmesa a múltiples ritmes biològics que s'han de tenir en compte en la programació de les activitats.
Hi ha alguna d’aquestes lleis en relació amb la percepció del temps i la nostra manera d’encarar l’activitat que us sigui més familiar? Prendre consciència dels nostres biaixos més habituals ens pot ajudar a l’hora de decidir quina és l’estratègia de gestió del temps que pot ser millor per a nosaltres.
De la mateixa, conèixer quins són els biaixos de les persones del nostre equip també ens ajuda a l’hora de trobar la millor manera d’assignar la feina i de fer-ne el seguiment.
Tenir presents aquests principis ens pot ajudar a organitzar millor la nostra activitat quotidiana i a treure més profit del temps que tenim disponible.
Per exemple, si tenim present la llei de Carlson, veurem que el concepte de multitasca no és gaire productiu pel que fa a les persones, i que cal mirar de reservar-nos temps seguit per fer la mateixa activitat o activitats relacionades.
Si tenim present la llei de Laborit, ens podem planificar per fer una tasca que no ens agrada però que sabem que és important abans que les altres, i així podem tenir un cert sentit d’acompliment aquell dia.
Si a més tenim en compte la llei de Swoboda, mirarem de fer aquest esforç amb una tasca més complexa o important o que ens agrada menys en el moment de la jornada que acostumem a tenir més energia i la claredat mental necessària per fer-la.