La comunicació és clau en qualsevol lloc de feina, especialment en un en què la majoria de les interaccions es produeixen a través de correu electrònic, xat o trucades. Garantir un flux d’informació precisa sense interrupcions a través de l’estructura de l’organització significa fomentar una cultura comunicativa i utilitzar les eines adequades.
És molt important posar una atenció especial en la creació de relacions i seguir un procés per garantir una bona comunicació. Quan el grup o l'organització tenen una cultura forta que dona suport a la col·laboració, és molt més fàcil el teletreball.
Solució: Millorar les competències clau
Les habilitats comunicatives de les persones de l’equip, tant de les persones que treballen en remot com en local, són un factor important en l’èxit dels equips remots. És important assegurar una bona comunicació per escrit i amb les trucades. Dit això, la comunicació cara a cara sempre és rellevant, per la qual cosa és bo reservar temps per a les trobades presencials.
Solució: Fomentar una cultura de comunicació
En el rol de supervisió, és important fomentar una cultura de comunicació a tota la unitat que en depèn. Pot ser valuós servir d’exemple, proporcionant actualitzacions periòdiques i realitzant trobades amb l’equip, encara que sigui de manera remota, fent ús de les eines específiques de l’organització.
També cal definir de manera explícita sobre com s’ha de comunicar l’equip. Eliminar l'ambigüitat que tan sovint envolta la comunicació en el lloc de treball, proporcionant directrius clares que descriuen quin tipus de missatges s’han d’enviar a través de quins mitjans i com s’espera que les persones de l’equip interaccionin entre elles. Això és especialment important quan l’equip té persones que treballen en remot i en local, conformant equips mixtos.
És convenient també mirar de reunir-se amb l’equip de manera presencial amb una certa freqüència, en funció del tipus d’activitat que es dugui a terme. Per això cal assegurar que totes les persones de l’equip es reserven un dia coincident per treballar des de l’oficina. Reunir-se cara a cara en grup és una manera ideal de construir equips. Permet a les persones que es troben més temps en remot la possibilitat de conèixer-se millor, més enllà de les seves funcions laborals, i ofereix la possibilitat de resoldre els eventuals malentesos que es puguin haver generat en la interacció no presencial.
Solució: Fer un bon ús de les eines
La tecnologia és el que fa possible els equips amb persones que treballen en remot. Cal familiaritzar-se amb les eines i el programari que us poden facilitar la feina. De la mateixa manera, és important tenir clars, com dèiem abans, els criteris per fer-ne un millor ús en funció del que cal comunicar.
No totes les eines són igual d’adequades en el vostre equip. Oferiu formació al vostre equip sobre les eines que feu servir per assegurar-vos que totes les persones les utilitzen traient-ne el millor rendiment.
En relació amb els reptes de la comunicació en el treball a distància plantejats, quin impacte creieu que poden tenir en el vostre cas? Hi ha algun dels aspectes que cregueu que us pot generar més dificultat? Hi ha alguna de les solucions que us sembli més interessant o adequada?