La baixa productivitat és un risc evident quan les persones treballen fora d’una oficina tradicional. En un entorn sense supervisió diària, és possible que algunes persones de l’equip no utilitzin el seu temps amb prudència, per diverses circumstàncies. En alguns casos, s’incrementa el risc de patir la síndrome d'esgotament professional perquè la persona sent que està fora d’una estructura de suport.
També pot ser que ens trobem amb l’efecte contrari, i que algunes persones en mobilitat augmentin la productivitat allargant la jornada laboral.
Cal tenir cura de totes dues situacions i dur a terme accions per evitar que es produeixin o reconduir-les davant dels símptomes que s’estan donant.
Solució: Garantir el retiment de comptes
Sense envair la privadesa, la millor manera d’assegurar-se que totes les persones de l’equip fan la seva feina és establir expectatives clares per a cada paper i fer un seguiment periòdic per avaluar el progrés. No és realista esperar que totes les persones treballin al mateix ritme, però cal tenir una idea general de la durada de les tasques i la feina que cada persona està realitzant setmana a setmana.
En qualsevol cas, és bo adaptar la freqüència de seguiment en funció del tipus de feina i la persona.
Solució: Formar estructures de suport
Assegurar-nos que prestem atenció a totes les persones de l’equip per igual, independentment de la seva ubicació física. Sense els límits clars que proporciona treballar a l’oficina, també és important assegurar-nos que les persones no facin jornades laborals que no s’acaben mai, que podria dur-les a l’esgotament.
Animeu el vostre equip a mantenir l’horari habitual i a finalitzar quan arriba l’hora. Passa a l’acció si sospites que algú excedeix els temps establerts aprofitant la flexibilitat que dona treballar des de casa. Un comportament més propens a errors o canvis d’humors sobtats, correus electrònics enviats en horaris atípics o una baixada de la qualitat de la feina, poden ser indicadors que una persona que treballa en remot ha de prendre alè.
Fer el seguiment regularment de manera personal ens ajuda tant a fer el seguiment de la seva activitat com verificar la seva càrrega de treball i que disposen del suport necessari.
Solució: Desenvolupar processos
De vegades, és útil que l’equip tingui una trobada informal a primera hora per promoure la transparència, la col·laboració i la productivitat. Això facilita que tot l’equip tingui la mateixa perspectiva, així com fer un seguiment informal de l’activitat quotidiana i dels projectes de les diferents persones.
També és convenient establir una trobada personal amb cada integrant de l’equip de manera periòdica per disposar d’un temps designat per parlar sobre el progrés i eventuals dificultats amb què es puguin trobar per desenvolupar la seva feina.
Superar els reptes que planteja el treball a distància permet obtenir els beneficis dels equips remots cohesionats, és a dir, establir objectius clars i compartits i assolir-los, veure el desenvolupament de les persones de l’equip i promoure'n els punts fort, i beneficiar-se d’una dinàmica d’equip saludable que garanteix la presa i la posada en pràctica de decisions adequades.
Els reptes i les solucions proposades poden comportar un cert grau de complexitat, de manera que és convenient apropar-se de manera metòdica a qualsevol canvi i cercar l’assessorament que calgui.
Establir uns criteris clars de seguiment de l’activitat i parar atenció als símptomes que ens indiquen que hi pot haver alguna desviació, prenen una especial rellevància quan es treballa amb un equip remot. Si establim una comunicació fluïda i un clima col·laboratiu i ens afermem en les possibilitats que ens donen les eines de què disposem, podem arribar a establir una relació que faci poc rellevant des d’on treballa cada persona.
Tot i això, començar una nova manera de treballar sempre requereix un període d’adaptació, en què totes les persones implicades hem d'estar més atentes a descobrir quina és la millor manera de fer les coses. Si revisem el funcionament, sempre podem veure què és el que funciona millor i quins ajustos cal fer a l’organització general per acabar de fer que tot vagi a l’hora.
Per exemple, és normal que al principi ens costi més l’ús de les eines o saber en quins casos fer-les servir, fins que tant el procediment com l’ús els tenim per la mà, moment en què comença a millorar el rendiment.
Se us acudeixen altres reptes que puguin sorgir en el nou escenari de treball a distància? Quines solucions creieu que podríeu promoure des del vostre rol de supervisió per poder-los assolir de manera reeixida?