ii. Causes externes

L'origen de la mala gestió del temps no sempre resideix en la pròpia persona. Moltes vegades és l'organització la que dificulta la planificació individual. El paper de l’organització és crític en la gestió del temps i pot influir de manera definitiva en un sentit o en l’altre.

Per corregir aquests errors organitzacionals amb més repercussió en la gestió del temps, les organitzacions han de vetllar per:

• Oferir sistemes d'incentius: les persones es troben més a gust en entorns on se sentin motivades i siguin tingudes en compte tant pel seu treball com pel que són.
• Establiment de metes: el fet de no tenir objectius condueix a dificultats en l'establiment de prioritats que impacten en la gestió del temps.
• Oferir plans de carrera: capacitació, desenvolupament i eficiència estan molt relacionats. Quan s'ajuda a créixer les persones s'aconsegueixen millors resultats.
• Lideratge d'alta qualitat: les persones que lideren han d’estimular la motivació de les persones. Entre les seves responsabilitats hi ha inspirar i també marcar els objectius a aconseguir i el camí a seguir per aconseguir-los. En aquest procés, la participació és molt important i cada persona ha de ser escoltada. Aquesta manera d'actuar augmenta la motivació i està demostrat que millora l'ús del temps.
• Donar context i ajust: cada persona, amb les seves habilitats, contribueix a assolir l'objectiu comú de l’organització. No acoblar o ajustar les habilitats de les persones amb el context o l'organització enterboleix la planificació, en limita l'abast i posa en perill els resultats.
• Coneixement de les oportunitats i les amenaces: quan no es fan plans o si les previsions no es fonamenten en dades objectives, les persones veuen perillar l'eficiència de la seva gestió del temps.