Quan assignem una feina se solen produir moltes distorsions comunicatives, a causa de la disparitat de mapes mentals en joc. Com jo veig i entenc les coses, no sempre coincideix amb la manera com ho fan les altres persones. És important tenir en compte això per comunicar exactament el que volem i com ho volem, i posar-nos al seu lloc.
Hem de comprendre que aquesta persona no és com nosaltres, que potser no fa tant de temps que desenvolupa la tasca com nosaltres, o que no sap el que nosaltres sabem sobre aquesta i el context. Cal emfasitzar la precisió i la claredat i detallar bé el que volem.
El final d’un procés d’assignació d’activitats no pot ser simplement un “Ho has entès?” o “Ho tens tot clar?”. Per assegurar-nos que l'altra persona ho ha comprès tot correctament, el millor és demanar-li que reprodueixi amb les seves paraules tot el que li hem transmès, o bé fer-li preguntes molt específiques i concretes sobre el contingut del que hem estat parlant.
Cal deixar clars també els terminis d'execució de la tasca (per a quan cal que estigui fet), els indicadors de resultats i qualitat (quan considerarem que la tasca es pot donar per feta correctament), les pautes de seguiment i supervisió, i els principis i límits a l'hora de prendre decisions sobre les tasques assignades (aquest tema el veurem amb més de detall una mica més endavant).
En el cas de persones que treballen en remot, un cop més hem de valorar la millor manera de comunicar-nos-hi, així com tenir presents les dificultats que comporta el mitjà que fem servir. Veurem més informació a aquest respecte en el bloc 3.