Una de les habilitats clau per liderar amb efectivitat, i per a una bona gestió del temps, és saber assignar les tasques de manera eficient i efectiva.
Per poder assumir noves responsabilitats, involucrar-nos en nous projectes, comprometre'ns en noves tasques, necessitem deixar-ne d'altres enrere i, llevat que puguem deixar de fer-les sense que això impacti negativament en els nostres resultats, l'única opció és assignar-les a una altra persona del nostre equip.
Assignar l’activitat té beneficis importants:
-
Ens permet invertir el nostre temps i concentrar-nos en les tasques en les quals aportem més valor.
-
Ens facilita la distribució de la càrrega de treball d'una manera equilibrada entre les diferents persones de l'equip o l'organització.
-
És una de les vies més efectives per promoure el desenvolupament de les persones que col·laboren amb nosaltres.
-
Augmenta el compromís de les persones col·laboradores, perquè se senten part de la feina i dels resultats i guanyen en seguretat i competència.
No obstant això, assignar feina no és una tasca fàcil, requereix molta planificació, molta paciència, confiança en les capacitats dels altres, desafecció cap a les nostres tasques, i perdre la por que altres les facin millor que nosaltres.
L’assignació de tasques és més un procés que un acte. Un procés que implica un treball d'autoconeixement i d'autoregulació, una planificació adequada, prendre les decisions correctes i fer un bon seguiment, fins a assegurar-nos que hem assignat la tasca eficaçment.
Alguna de les dificultats exposades creieu que pot ser un entrebanc a l’hora d’assignar activitat a les persones de l’equip? Si n’hi ha alguna que ho pot ser en el vostre cas, quina seria? Canviaria la manera de mirar-vos-ho si l’assignació l’heu de fer a una persona que treballa a distància?
Us proposem set passos per a una assignació de tasques efectiva:
- Definir què cal fer i què es vol aconseguir: l'objecte de l’assignació
- Escollir la persona adequada per encarregar-se de la tasca
- Assegurar-se que la persona entén perfectament el contingut de l’assignació
- Explicar per què cal fer la feina
- Aportar les claus i els recursos perquè es pugui fer la feina
- Establir indicadors de resultats i terminis de seguiment i venciment
- Evitar l’assignació inversa
- Proporcionar retroacció