La priorització abasta diferents àmbits: tenim les tasques que cal fer avui, els objectius que tenim per a aquesta setmana i les fites que ens faran sentir que el mes ha estat productiu.
Malauradament, aquestes llistes no sempre quadren. És massa fàcil tornar a enfocar-nos en el que avui ens sembla urgent i ignorar que això ens allunya dels nostres objectius més generals.
Per tant, abans de poder començar a prioritzar la feina diària, hem de posar-ho tot en un sol lloc.
☛ Comencem per fer una llista mestra: un document, una aplicació o un tros de paper on registrarem totes les tasques actuals i futures.
☛ Un cop tenim totes les tasques juntes, és el moment de desglossar-les en objectius mensuals, setmanals i quotidians. La llista mensual es confecciona a partir de la llista principal, la llista setmanal es fa a partir de la llista mensual, i la diària a partir de la setmanal. D’aquesta manera, assegurem que les nostres prioritats diàries s’ajusten als objectius més generals.
Quan definim les prioritats, convé no orientar-nos gaire a la tasca: per bé que produeix satisfacció ratllar tasques d’una llista, el que volem és assegurar-nos que prioritzem la feina de manera efectiva. Per això va bé tenir en compte el principi de Pareto, o la regla 80/20 (l’hem vista en el bloc 1), a l’hora d’omplir les nostres llistes, que diu que el 20% dels nostres esforços acostumen a produir un 80% dels resultats. Busquem les tasques que, a més de poder-les ratllar de la llista, ens proporcionin resultats reals.