Un dels errors més grans a l'hora d’assignar la feina és suposar que una persona es farà càrrec d'una manera totalment autònoma d'una nova tasca en poc temps. Per tal que sigui efectiva, hem de tenir en compte que per fer una bona assignació de feina és imprescindible deixar clar en quin nivell d’autonomia s’està fent l’encàrrec:
-
Nivell 1: Instruccions precises sobre què fer i com fer-ho exactament: en iniciar un procés d’assignació de feina, és important un alt grau de precisió de com es volen les feines, i com s'han de fer exactament, i transmetre-ho a l'altra part perquè les executi en els mateixos termes que estem indicant.
-
Nivell 2: Recercar opcions i valorar-les: un cop la persona hagi executat correctament la tasca en la manera indicada, es pot augmentar el nivell d’autonomia, sol·licitant-li que investigui i pensi en altres alternatives per dur-la a terme, i que aporti noves perspectives. La idea és que la persona col·laboradora les comparteixi amb nosaltres per poder avaluar la seva capacitat de resoldre, d'idear opcions, de comprendre la tasca i l'objectiu en tota la seva extensió. En aquest nivell la decisió la seguirem prenent nosaltres.
-
Nivell 3: Recomanar una alternativa: en aquest nivell, se sol·licita a la persona que aporti la seva opinió o la seva recomanació de l'alternativa o manera d'executar la tasca o prendre la decisió més adequada, en funció de l'anàlisi i la recerca prèviament realitzada i compartida. Aquesta fase ens serveix per conèixer el grau d'iniciativa, decisió, autonomia, bon criteri i judici de la persona. La nostra tasca en aquest nivell és confirmar o rebutjar la proposta.
-
Nivell 4: Decidir i informar: un cop hem comprovat que la persona col·laboradora sap buscar informació i analitzar-la per prendre decisions, i que pren les decisions correctes, ja està en condicions de passar al nivell de decidir sobre la tasca assignada. Per assegurar-nos que s'estan prenent les decisions adequades en aquest nivell, demanarem que ens mantingui al corrent de manera periòdica.
-
Nivell 5: Actuar de manera independent: en aquest nivell ens informen de l’estat de l’activitat menys sovint, segons el nivell de complexitat, fins que arribi un moment que la persona que col·labora amb nosaltres decideix per si sola totalment i no reporta.
Aquest procés d’autonomia incremental permet que les persones que col·laboren amb nosaltres es vagin fent amb la tasca a poc a poc mantenint els seus nivells de confiança i seguretat. A més, alleuja la sensació de pèrdua de control que s'experimenta en assignar una activitat, ja que es fa de manera gradual.
És important assegurar-se que la persona que treballa a distància tingui accés als recursos que li calen per dur a terme la tasca assignada també des del lloc de feina en què es troba. Hem d’assegurar-nos que això és així abans de fer l’assignació o trobar la manera que la ubicació física no sigui un obstacle.