Tot i que el mètode Ivy Lee és excel·lent per prioritzar les tasques diàries, hi ha una part poc clara: com es coneix la “veritable importància” d’una tasca? La incògnita més gran a l’hora de prioritzar és diferenciar entre tasques que semblen que estan al mateix nivell d’importància. El mètode ABCDE ens hi pot ajudar.
El poder d’aquesta tècnica rau en la senzillesa.
Com funciona? Comencem amb una llista de tot el que hem de fer per a l’endemà, amb l’ajut d’un paper. A continuació, col·loquem una A, B, C, D o E al costat de cada element de la llista abans de començar la primera tasca:
-
Un element A es defineix com una cosa que és molt important, una cosa que hem de fer. Aquesta és una tasca que tindrà conseqüències positives si la fem o negatives si deixem de fer-la, com acabar un informe que Direcció necessita per a la propera reunió de seguiment. Si tenim més d’una tasca en una categoria, prioritzem aquestes tasques afegint-hi un número, per exemple, A-1, A-2, A-3, etc.
-
Un element B es defineix com una tasca que hauríem de fer. En aquest cas, només té conseqüències lleus. Això vol dir que algú es pot molestar o incomodar si no la fem, però no és tan important com una tasca A. Tornar un missatge telefònic poc important o revisar el correu electrònic podria ser una tasca B. La regla general és que mai no hem de fer una tasca B mentre hi ha una tasca A sense fer.
-
Una tasca C es defineix com quelcom que estaria bé fer, però per a la qual no hi ha conseqüències, tant si la feu com si no. Les tasques C poden incloure trucar una amistat, prendre un cafè o fer un àpat amb algú de la feina. Són els tipus d’activitats que no solen tenir cap efecte en la nostra vida laboral.
-
Una tasca D es defineix com una cosa que podem assignar a una altra persona. La regla és que hem de mirar d’assignar tot allò que alguna altra persona pot fer, de manera que podem alliberar més temps per a les tasques A, que només podem fer nosaltres.
-
Una tasca E es defineix com una cosa que podem eliminar del tot i no comportarà cap diferència real. Es pot tractar d’una tasca que havia estat important en algun moment, però que ja no és rellevant per a nosaltres ni per a ningú més. Sovint és una cosa que seguim fent per costum o perquè en gaudim. Però cada minut que dediquem a una tasca E s’emporta el temps d’una tasca A, que pot ser rellevant en la nostra feina.