Per assegurar que el nostre pla d’acció és complet, pot anar bé sortir de l’esquema de pensament “per tasques”, i pensar en diverses àrees que poden requerir la nostra atenció per facilitar el desenvolupament del pla d’acció, com ara:
- Espais: necessitem un espai específic per al desenvolupament del pla o el pla d’acció té impacte en l’espai d’alguna manera? Per exemple, en un trasllat intern entre despatxos diferents d’un petit equip de treball.
- Diners: cal comptar amb un pressupost específic per a alguna de les activitats?
- Persones: hi ha algú que em pugui ajudar a fer alguna activitat? El pla d’acció té impacte en altres persones que calgui tenir en compte?
- Equipament: cal algun equipament específic en algun dels passos?
- Materials: cal algun material específic en algun dels passos?
- Expertesa: alguna de les activitats requereix un nivell de coneixement en un àmbit específic del qual no disposo?
Un cop hem completat el nostre pla, és convenient seguir-lo mentre realitzem la feina, així com actualitzar-lo amb activitats addicionals, modificacions de les existents o eliminant-ne, si cal.
Si creiem que tornarem a treballar per assolir un objectiu similar, podem revisar el pla d’acció un cop finalitzada la feina, i procurar anotar qualsevol cosa que podríem haver fet millor. Per exemple, potser hauríem pogut evitar nervis d’última hora si haguéssim avisat amb antelació un proveïdor sobre la dimensió de la comanda que anàvem a fer, o potser no vam deixar-nos el temps suficient per fer determinades tasques.
Si tornem a fer treballs similars, va bé convertir el nostre pla en una plantilla que ens serveixi com a llista de comprovació, que anirem perfeccionant i millorant progressivament per assegurar-nos que recordem de fer tot allò important per tenir èxit.
Els plans d’acció són útils per a petits projectes, en què els terminis no són especialment importants o intensos i, en general, no cal coordinar altres persones o àrees de l’organització.
Tanmateix, a mesura que els nostres projectes creixen, haurem de desenvolupar habilitats més formals de gestió de projectes, especialment si som responsables de programar el temps d’altres persones, o si hem de completar els projectes per ajustar-nos als terminis.